La implantación de la tecnología DP&P de Anoto® permite la automatización en la gestión documental de diferentes procedimientos que actualmente se realizan mediante tramitación manuscrita de formularios.

Este sistema ofrece una alternativa tecnológica a las tendencias tradicionales, que obligaban a dotar al personal en movilidad de ordenadores e impresoras poco manejables, incorporando un innovador sistema de gestión basado en un bolígrafo digital que permitirá el envío automático de la información, en tiempo real, hasta las bases de datos corporativas, entregando el formulario real ya digitalizado, y convirtiendo el texto escrito en ficheros XML que han sido reconocidos e interpretados previamente por un OCR avanzado.

El impacto sobre la cultura de trabajo del usuario es muy leve ya que procederá a rellenar los formularios administrativos mediante bolígrafos digitales que incorporan la tecnología DP&P de Anoto®.

El sistema de envío de ficheros desde el bolígrafo requiere de la instalación de un router de comunicación que podrá cubrir dos colectivos diferentes de usuarios: “router móvil” de comunicación inmediata, instalado en terminales móviles, o “router PC” para descarga masiva, instalado en los puestos de trabajo de oficina habilitados para ello. El “router móvil” se alcanzará vía Bluetooh® y transmitirá al Sistema por el canal de datos GPRS del terminal móvil mientras que al “router PC” se alcanza mediante conexión física al puerto USB del ordenador donde reside.

Un gestor de documentación alojado en el Servidor del cliente contiene todo el repositorio de ficheros digitalizados y permitirá funciones de acceso, búsqueda e impresión de formularios por diferentes criterios para el control de procesos por usuarios, fechas, tipo de documento, etc. Los formularios digitales serán presentados en formatos gráficos convencionales del tipo PDF, JPG, PNG, etc.

MMC integrará en esta plataforma de gestión de formularios un sistema de reconocimiento caligráfico OCR para convertir los ficheros digitales de imagen en ficheros lógicos estructuras por campos de BBDD y generará los archivos XML exportables a la base de datos actual que utiliza el cliente. El sistema permite también la edición en pantalla del OCR generado de cada fichero con el reconocimiento caligráfico obtenido con el objeto de que el usuario pueda validar y corregir los campos antes de la generación definitiva del XML y, por tanto, realizar una validación previa a la integración con la Intranet del cliente.

Entre los diferentes servicios profesionales que incluye propuesta de MMC se contempla el desarrollo físico y lógico de los formularios tipificados. Dicho desarrollo físico permitirá la adecuación en papel de cada formulario y su preparación para impresión en base a las tecnologías DP&P de Anoto®. El modelo lógico que exige cada formulario estructura los campos como numéricos, alfanuméricos, check, combos, claves, obligatorios y tabulados. Los campos tabulados incorporan bases de datos de opciones por campo o tablas de identificadores autorizados.

El desarrollo del modelo lógico de cada procedimiento administrativo exige servicios previos de consultoría y análisis de cada hoja del formulario para conocer el alcance, objetivos, riesgos o procesos vinculados a cada uno de los procedimientos con el fin de garantizar un flujo de datos idóneo hacia el servidor, el cuadro de integración y lograr un reconocimiento del OCR más exitoso.

La integración de los formularios digitales con los sistemas intranet del cliente contempla la generación de ficheros XML en los formatos requeridos por el área de Sistemas y los protocolos de comunicación desde el servidor dedicado para el proyecto hacia la intranet. MMC incorporará protocolos convencionales https/smtp/ftp y web services para el tráfico de archivos entre los sistemas.

En cuanto al bolígrafo digital, físicamente es muy similar en estética y tamaño a un bolígrafo convencional sin embargo, contiene una cámara digital integrada, un microprocesador avanzado de imagen y un dispositivo móvil de comunicaciones para la conexión inalámbrica Bluetooth®.

Al escribir, las instantáneas digitales del patrón en el papel son tomadas de forma automática. Cada fotografía contiene datos suficientes para determinar la posición exacta del bolígrafo y el contenido de lo que escribe o dibuja, incluyendo el tiempo que cada trazo de bolígrafo realizó y el papel en que se está escribiendo.

Todos estos datos se conservan en la memoria del bolígrafo como una serie de coordenadas. Puede almacenar cerca de 200 páginas de tamaño A4/Carta completo con los datos escritos a mano y captura 75 imágenes por segundo. Las imágenes se usan para calcular el recorrido sobre el patrón y, por tanto, sobre el papel.

Las principales ventajas de la solución son:
- Aporta el flujo de Información en tiempo real
- Se mantiene el formulario original firmado por el usuario
- Se evita la digitalización de cada formulario (horas/hombre)
- Se evita la transcripción a la BBDD (horas/hombre)